Всем доводилось слышать жалобы по поводу совещаний. Они непродуктивны, только календарь забивают. Они утомительны и отвлекают от настоящей работы.
Однако, согласно одному исследованию, специалисты тратят на совещания 21 % своего рабочего времени. Что еще хуже, эти же респонденты считают, что по крайней мере четверть времени, отведенного на совещания, тратится впустую. Неудивительно, что большинство из нас не сдерживают стона, увидев еще одно совещание, втиснутое в и без того перегруженные календари.
Но все дело в том, что совещания команд — это необходимая часть рабочего процесса. Если их правильно спланировать и организовать, вы сможете помочь вашей команде генерировать идеи, решать проблемы и достигать целей.
Поэтому у всех возникает вопрос: как провести эффективное совещание, чтобы чудо все-таки произошло? Как гарантировать, что это время команда проведет с пользой, а не потратит без толку значительную часть рабочего дня?
Из этого руководства вы узнаете, что необходимо, чтобы максимально эффективно использовать совещания команд (в случае сомнений никогда не повредит прихватить на встречу пончики).
Какова цель командных совещаний?
Согласно определению, совещание команды — это запланированная беседа, на которой сотрудники обсуждают конкретную тему или список тем, которые руководитель совещания должен обозначить в заранее подготовленной повестке.
В современной рабочей среде совещания приобрели ужасную репутацию. Все согласятся, что очень многое можно решить всего лишь при помощи электронной почты и мгновенных сообщений. Однако иногда прямые очные переговоры не только необходимы, но и более продуктивны и эффективны.
Здесь-то и нужны совещания команд. На них сотрудники могут выполнять множество задач, в том числе:
- планирование будущих проектов и инициатив;
- проведение мозгового штурма для поиска новых идей;
- работа над общими заданиями;
- предотвращение и преодоление трудностей;
- улучшение коммуникации.
Наконец, совещание команды — это возможность для совместной работы, которая является важной задачей как для работодателей, так и для сотрудников. Согласно опросу, 75 % работодателей оценили командную работу и сотрудничество как «очень важные» аспекты. Однако 39 % сотрудников указали на недостаточность совместной работы в своих организациях.
На совещаниях командам предоставляется шанс тесно поработать вместе, а если совещания проводятся надлежащим образом, они дают высокие результаты. Согласно данным независимого исследования, 83 % респондентов считают, что совещания команд положительно влияют на реализацию проектов.
Когда нужно совещание команды и когда в нем нет необходимости
Каждый, выходя однажды с совещания, думал о том, что все услышанное на нем можно было просто обсудить по электронной почте.
Один из способов избежать жалоб по поводу организуемого вами совещания — убедиться, что вы действительно готовы внести что-то полезное в календарь, — и не просто потому, что чувствуете, что пора поговорить.
Как определить, насколько актуально проведение совещания? Воспользуйтесь перечисленными ниже признаками для проверки собственной ситуации и определения необходимости в совещании команды.
Планируйте совещание, если…
1. У вас есть четкая цель.
У каждого совещания должна быть четкая миссия или цель, иначе нет смысла собирать команду. Чего вы надеетесь достичь? Хотите решить проблему? Спланировать график? Обсудить трудности? Провести мозговой штурм для поиска идеи? Убедитесь, что можете четко определить основную мысль совещания, прежде чем вносить его в календарь. Если можете, то вносите.
2. Вы создали повестку совещания.
После того, как вы определили цель, не держите ее в секрете — оповестите остальную команду о том, что намерены обсудить и чего пытаетесь достичь. Самая большая ошибка, которую допускают организаторы совещаний, заключается в том, что они работают в обратном порядке. Они бронируют время для совещания и только потом пытаются решить, чем его заполнить. Вместо этого разумнее сначала спланировать повестку совещания, а потом выбрать соответствующее время. У вас готова повестка? Тогда запланируйте совещание.
3. Вы точно знаете, кого нужно пригласить на совещание.
Нет ничего хуже, чем сидеть на совещании, которое не имеет к вам никакого отношения. Это еще одна причина, почему заранее спланированная повестка совещания полезна: зная, что вы хотите обсудить, вы хорошо представляете, кого пригласить. Таким образом, если вы точно знаете, кто должен присутствовать на совещании, то, вероятно, четко понимаете все остальные детали встречи. В этом случае можете уверенно планировать время совещания.
Пропустите совещание, если…
1. Вы просто собираетесь поделиться информацией.
Вам необходимо просто сообщить о ходе выполнения проекта или о том, что в меню для пикника команды поменяли пиццу на тако? Есть краткое объявление или новые факты, знакомство с которыми не вызовет продолжительных дебатов? Для этих целей используйте электронную почту или платформу обмена мгновенными сообщениями. Это гораздо быстрее, чем созывать совещание, к тому же у сотрудников останется сообщение, с которым можно свериться, если они что-то забудут. У этого правила есть несколько исключений, например всеобщие совещания компании и совещания руководства.
2. Вы проводите совещание только ради того, чтобы провести.
Это утверждение может показаться до боли очевидным, но такое случается чаще, чем вы думаете, особенно с регулярно планируемыми или периодическими совещаниями. Эти систематические встречи в календаре рискуют превратиться в фальшивые сеансы наверстывания упущенного или доклады о ходе дел, нежели в продуктивные переговоры. Итак, если у вас в календаре команды есть регулярное совещание, пересматривайте его почаще, чтобы убедиться, что на него действительно стоит тратить время.
3. У вас не все подготовлено к совещанию.
У вас есть вспомогательные материалы, такие как креативный бриф, презентация и все прочие материалы, которые нужны, чтобы высказать свои соображения? Все они должным образом подготовлены? Вы спланировали повестку совещания и готовы с ней ознакомить остальных? Если нет, то еще рано назначать совещание. Конечно, у вас, возможно, будет свободное время подготовить все это после того, как вы запланируете время совещания. Но часто для подготовки всех этих материалов требуется больше времени, чем вы рассчитываете. Вам бы вряд ли хотелось проводить совещание, когда у вас нет еще половины того, что нужно.
Как эффективно провести совещание команды
Итак, у вас есть цель, повестка совещания и список приглашенных, и вы уверены, что совещание необходимо. Как сделать так, чтобы оно прошло без сбоев? Используйте следующие стратегические приемы:
1. Организуйте совещание согласно повестке.
Довольно переливать из пустого в порожнее: вы, вероятно, уже сами понимаете, насколько важна повестка для успешного проведения совещания команды. Однако, как сообщается, 63 % совещаний проводятся без предварительно подготовленной повестки.
Не будьте частью такой статистики. Составить повестку совещания на удивление просто (и это стоит потраченного времени). В самой простой форме она представляет собой краткое описание, включающее следующую информацию:
- дата и время совещания;
- цель совещания;
- приглашенные участники, представители отделов;
- темы для обсуждения;
- лица, руководящие обсуждением каждой темы;
- время, выделенное на обсуждение каждой темы.
Вот и все, что нужно. Указав все эти сведения и предоставив их участникам перед беседой, вы сможете надлежащим образом структурировать совещание (не говоря уже о распределении времени).
2. Отправьте справочные документы заранее.
Тратить ценное время совещания впустую не хочется, но вы именно это и сделаете, если первые 10 минут уйдут на то, чтобы объяснить присутствующим, о чем пойдет речь.
Пропустите этот момент, предоставив повестку совещания и другие справочные материалы (например, креативные брифы, графики, презентации, диаграммы, отчеты и т. д.) всем участникам хотя бы за один рабочий день до запланированной встречи.
Таким образом, у всех будет время ознакомиться и проработать основные темы совещания, и они смогут прийти на него с отличными вопросами и предложениями.
3. Сдерживайте пространные отступления от темы.
Что может увести ваше совещание с намеченного пути? Случайные темы и дискуссии, не имеющие ничего общего с целью совещания. Обязательно ли в разгар встречи спорить, как произносится фамилия клиента?
Прекратите эту дискуссию до того, как в ней «увязнет» вся команда. Не вступайте в обсуждение, вместо этого скажите команде, что взяли этот вопрос на карандаш, чтобы в свое время вернуться к нему.
Возможно, вы слышали, что такой метод называют «парковкой», потому что вы на время откладываете стороннюю тему, пока продолжаете вести совещание по повестке.
4. Установите правило: никаких гаджетов на совещании.
Чтобы совещание прошло продуктивно, каждый должен быть сосредоточен и вовлечен в работу. Это невозможно, если все участники всецело поглощены своими гаджетами, отвечая на электронные письма или пролистывая ленту в Instagram.
Если присутствующим не нужны эти устройства для обсуждения или других запланированных вами занятий, попросите их отложить устройства в сторону. Можно даже рядом с комнатой для совещаний поставить контейнер, чтобы напомнить сотрудникам о новом правиле. Таким образом, все смогут сосредоточиться на самом важном — на обсуждении.
5. Следите за временем.
Прежде всего, крайне важно начинать и заканчивать совещание вовремя. Этим вы не только проявите уважение к режиму работы участников, но и максимально используете каждую минуту имеющегося времени. Подумайте об этом в таком ключе: если вы начнете получасовое совещание на пять минут позже, то уже потеряете 17 % совместного времени. Вот такие дела!
Но помимо начала и окончания совещания, очень легко не уследить за временем, когда обсуждение идет активно. Определение временных интервалов в повестке совещания, безусловно, помогает, но не менее важно следить за временем и придерживаться плана.
Беспокоитесь, что не сможете это сделать, руководя обсуждением? В начале совещания назначьте хронометриста, который будет вас дружески подталкивать каждый раз, когда отведенное время будет подходить к концу.
6. Подведите итоги и поделитесь ими.
Повестка совещания важна, но не менее важно подведение итогов совещания. После обсуждения кратко изложите ключевые моменты в документе или электронном письме и отправьте всем участникам совещания (а также всем, кому нужно быть в курсе). Итоги совещания должны включать следующее:
- краткие заметки по рассмотренным темам;
- действия и имена ответственных за их выполнение (а также сроки выполнения);
- все отложенные («припаркованные») вопросы, к которым вы вернетесь позже.
Письменное изложение всех этих аспектов гарантирует, что всем будут понятны дальнейшие шаги и ни у кого нет вопросов по рассмотренным темам и принятым соглашениям. Составив такое описание, вы получите запись, к которой сможете вернуться на следующем совещании и убедиться, что ничего не было упущено.
Совещания команды — это время, потраченное с пользой
Появление еще одного совещания в календаре, вероятно, вызовет недовольство у вашей команды (а если честно, то и у вас). Однако несмотря на всеобщую критику в офисе, совещания на самом деле могут быть полезными и (позволите сказать?) интересными.
Подведем итог: для начала убедитесь в необходимости совещания, прежде чем занимать чье-то время. Далее следуйте согласно списку ниже:
- Организуйте совещание согласно повестке.
- Отправьте справочные документы заранее.
- Сдерживайте пространные отступления от темы.
- Установите правило: никаких гаджетов на совещании.
- Следите за временем.
- Подведите итоги и поделитесь ими.
Выполняйте все эти пункты, и тогда в скором времени вместо очередного недовольного вздоха вы услышите радостное «Приступим!». Возможно даже, что эти совещания ваша команда будет ждать с нетерпением (опять же, если будут пончики).
Источник: atlassian.com