Анастасия Ефименко, COO PeopleForce, о девяти этапах офбординга и действиях при увольнении сотрудников.
Прием на работу и увольнение сотрудников — стратегически важные процессы, которые конвертируют все внимание, вложенное в персонал, в реальную выгоду для компании.
Точно так же карма срабатывает, если принимать и увольнять сотрудников неэффективно — обидевшись, они обязательно нанесут урон репутации уже бывшего работодателя. Поэтому процессы онбординга и офбординга заслуживают более пристального внимания. И если онбордингом занимаются куда чаще, даже чтобы просто познакомить новичка с командой, то про офбординг забывают. На уход сотрудника часто не хватает времени: рассчитали, объявили, и дело с концом. Что там говорить о планах и чек-листах по онбордингу, их никогда нет под рукой.
Поэтому мы решили раз и навсегда собрать чек-лист по успешному офбордингу персонала. Сделаем из вашего уходящего сотрудника адвоката бренда, несущего хорошие отзывы и вербующего вам сотрудников? Начнем с того, зачем нам это нужно.
Что такое офбординг, и зачем он нужен
Офбординг — процесс ухода сотрудника из компании или организации (по собственному желанию или после увольнения), в ходе которого принимаются решения о разрыве трудовых отношений и закрываются все социально-правовые и финансовые вопросы. Так это можно обозначить формально. А неформальная часть включает еще и вопросы о сохранении позитивных взаимоотношений между сотрудником и работодателем.
Офбордингом считается промежуток времени от момента принятия решения об уходе до финального взаимодействия сотрудника с коллективом. Конкретных рамок здесь нет, но часто рабочая рутина и правовые процессы вносят коррективы. И если на все про все у вас есть несколько недель, лучше побыстрее разобраться, чем же так важен офбординг:
- Уход сотрудников оказывает влияние на весь персонал, работу и жизнедеятельность компании.
- Он включает краткосрочные и долгосрочные результаты, которые могут повлиять на развитие компании и ее репутацию. К краткосрочным можно отнести отзывы о работодателе, посты об уходе из компании в соцсетях, оценки компании в рейтингах. К долгосрочным проектам относится, например, рекомендация работодателя другим соискателям.
- Офбординг — это возможность укрепить бренд работодателя, использовать ситуацию для выгодных инфоповодов, вырастить пресловутых «выпускников» компании — о них расскажем дальше.
- Офбординг запоминается больше, чем онбординг. Помните об этом, ведь это время перехода на новую ступень для человека, важный этап в его жизни.
Как грамотно проводить процесс офбординга
Необходимо структурировать процесс офбординга так, чтобы добиться положительного опыта сотрудников при уходе.
Это не самая простая задача, особенно если до этого момента вы не задумывались об офбординге как об упорядоченном процессе. Чтобы решить ее, нам понадобится наглядный пример.
Представим, что нашу компанию решил покинуть Олег, который работал SMM-менеджером. У него есть весь потенциал остаться хорошим другом коллектива, и давать положительную оценку, когда к нему будут обращаться:
- Насчет отзывов о компании.
- По поводу вопросов об отношении к сотрудникам.
- Насчет политики компании, ее социального пакета, «плюшек» и т.д.
Представим, как мы могли бы провести Олега через офбординг в идеальной модели этого процесса.
Этап 1. До офбординга: оговаривайте уход в начале найма
Говорите о процессе выхода из компании прозрачно — этот этап рано или поздно неизбежен, не стоит молчать о нем до усугубления ситуации.
Предоставьте Олегу доступ не только к нужным рабочим инструментам, но и к файлу офбординга в вашей системе знаний, чтобы сотрудник знал все правила ухода.
Оговорите права и обязанности сторон при различных ситуациях: при непрохождении испытательного срока; при уходе по собственному желанию; при увольнении (обязательно расскажите, что может повлечь увольнение в компании как крайнюю меру); в случае перехода в другой отдел или департамент.
Этап 2. Во время работы: проводите опросы
Как понять еще до возможного ухода Олега, каким этот уход может оказаться — болезненным, токсичным, подорвет ли мотивацию других сотрудников или, наоборот, будет простым и легким для обеих сторон?
Для этого проводите в компании опросы о токсичности и вовлеченности.
- Опрос о токсичности, по сути, регулярный фидбек от коллег о настроении и атмосфере в коллективе. Если вы видите, что определенный сотрудник или отдел дестабилизирован, уделите им внимание.
- Опрос о вовлеченности помогает понять, мотивирован ли сотрудник на выполнение своей работы, и верен ли он ценностям компании. Если дополнить его исследованием продуктивности сотрудника, можно понять, выгорел ли он, или, наоборот, полон сил и готов переходить на новый уровень и должность, а также развиваться в своей сфере.
Этап 3. Начало офбординга: информирование команды
- Олег сообщает своему менеджеру о решении уйти. Тот обязан как можно быстрее передать информацию HR-специалисту.
- HR-менеджер сообщает команде об уходе Олега оповещением или рассылкой с письмом, а также указывает причины ухода (те, о которых можно рассказать, не нарушая личных границ).
- При встрече с командой, если такие встречи запланированы, HR-менеджер еще раз оговаривает уход Олега.
Этап 4. Документация и расчет
- Олегу предоставляются шаблоны для подписания документов об уходе, которые тот заполняет и передает далее на подписание.
- Менеджер Олега подписывает документы и способствует скорейшей выдаче зарплаты, расчетам по любым другим статьям, уплате налогов и т.д. совместно с финансовым департаментом.
Этап 5. Передача дел
- Олег назначает и проводит встречи с сотрудниками, которым он передает свой план по работе и задачам, а также технические задания к ним и другие инструкции.
- Менеджер Олега способствует делегированию задач и их равномерному распределению между другими сотрудниками.
Этап 6. Финальное интервью (финальный 1-on-1)
- HR-менеджер к финальному разговору с Олегом готовит советы по развитию сотрудника, заметки по выполненной работе и рекомендации по развитию его личностных качеств.
- Основная задача Олега на этом этапе — предложить команде честный фидбек. Он рассказывает о своем пройденном опыте без прикрас, а менеджер и HR обязаны взять на заметку как положительные, так и отрицательные моменты из рабочих ситуаций Олега.
- На финальном 1-on-1 с Олегом необходимо также проговорить, к какому дальнейшему сотрудничеству он готов.
Этап 7. Варианты дальнейшего контакта с сотрудником
Вы можете как поддерживать связь, так и остаться просто друзьями. Вот несколько вариантов действий:
- Организуйте «клуб выпускников» компании, где бывшие сотрудники смогут поделиться опытом или советом. Это может быть простая группа в Фейсбуке или канал в Телеграме. Присоединившись, Олег сможет консультировать других сммщиков, приходящих в компанию в поисках места работы и умений, которые могут пригодиться.
- Попросите у Олега контакт, который можно будет передать кандидату для связи напрямую, если тот захочет уточнить нюансы по работе.
- Спросите, сможет ли Олег оставить честные отзывы на площадках работодателей. Никогда не настаивайте на положительной оценке! В случае, если с сотрудником поступили справедливо, а при офбординге ничего дурного не случилось, сотрудник сам захочет поставить вам желаемые 5 звездочек.
- Попросите Олега указать компанию в резюме на LinkedIn как этап работы.
- Предложите Олегу рекомендовать подходящих кандидатов компании, если у него будет такая возможность (варианты по возможной оплате как рекрутеру обсудите отдельно).
Этап 8. Технические моменты офбординга
- Олег должен сдать все имущество, принадлежащее компании.
- Менеджер или HR-специалист исключают Олега из всех предстоящих встреч.
- Почтовый адрес Олега в компании удаляется с переадресацией писем на актуального сотрудника.
- Олегу закрывается доступ к ресурсам и аккаунтам компании.
- Контакт Олега передается актуальному сотруднику для связи по необходимым вопросам в течение ближайшего времени.
Важно помнить, что после ухода Олега из компании, оптимальный срок, в течение которого его еще можно беспокоить по рабочим моментам, не должен превышать трех-четырех недель.
Этап 9. Прощание с сотрудником
На этапе прощания нет пунктов, которые точно должны быть выполнены. Рекомендации такие: соберите несколько человек из департамента, в котором сотрудник работал, поздравьте его с переходом на новый жизненный этап и пожелайте остаться друзьями и во всем поддерживать друг друга. Приемлемо также подарить сотруднику что-нибудь на память или выдать офбординг-кит, если это правило у вас заведено.
Что может входить в офбординг-кит?
- Одежда с логотипом компании.
- Кружка или термочашка, чтобы Олег согревался чаем на новом месте работы и вспоминал о вас.
- Канцелярские принадлежности, на случай если на новой работе затянут с выдачей велком-кита.
- Фотография с теперь уже бывшими коллегами.
- Карточка с актуальными контактами лиц, с которыми можно связаться для обсуждения опыта работы или сотрудничества.
- Карточка с советами или полноценным планом по развитию.
Оставайтесь друзьями с бывшими коллегами
Наш Олег — SMM-менеджер. Наверное, мы не зря выбрали именно эту позицию для примера, потому что кто, как не сммщик при неблагоприятном исходе сможет аргументированно и последовательно испортить репутацию в сети и соцсетях компании, которая проигнорировала его офбординг. Помните, что всего одна ошибка в общении — и сотрудник может затаить обиду, которая рано или поздно выйдет вам боком.
Но мы вовсе не хотим пугать вас негативным опытом. Все, что нужно — не допускать таких ситуаций, полноценно прорабатывая все девять этапов офбординга по нашему плану. И тогда даже самый токсичный сотрудник не сможет устоять перед вашей подготовкой, а дружелюбные и позитивные ребята навсегда останутся друзьями и защитниками компании.
Источник: neohr.ru