Допустим, вы оказались на необитаемом острове. Какие три вещи вы хотели бы взять с собой?
Выбрали? Отлично — только что вы попрактиковались в управлении ресурсами. У вас есть цель (выжить), и вы должны решить, как добиться этой цели с минимальным количеством ресурсов (три вещи).
Но в бизнесе все не так просто. Управление ресурсами требует четкого понимания и прозрачности ваших целей и возможностей. Внедрив эффективный процесс составления планов по управлению ресурсами, вы повышаете эффективность и улучшаете контроль над использованием этих ресурсов.
Что такое управление ресурсами?
Это процесс предварительного планирования, составления графика и распределения ресурсов для достижения максимальной эффективности.
Ресурс — это то, что необходимо для выполнения задачи или проекта. Им могут быть навыки ваших сотрудников или уровень внедрения программного обеспечения. Например, если вы планируете мероприятие, набор ресурсов может включать в себя графики работы персонала, планирование исходников, которыми воспользуются поставщики для создания рекламных материалов, покупку программного обеспечения, позволяющего провести регистрацию участников, и составление сметы и так далее.
В чем важность управления ресурсами?
Управление ресурсами, как составной элемент управления проектами, сводится к тому, чтобы добиться более высокого результата с наименьшими затратами. Управление ресурсами напрямую связано с оптимизацией и эффективностью. Когда вы знаете, что нужно, чтобы сделать проект успешным, вы сможете эффективно спланировать оптимальный способ использования ресурсов.
Некоторые компании так высоко ценят оптимизацию эффективности, что нанимают особого специалиста по управлению ресурсами — ресурс-менеджера. Чем занимается ресурс-менеджер? В то время как менеджер проектов отвечает за создание и назначение задач для выполнения проекта, ресурс-менеджер занимается распределением ресурсов, необходимых для обеспечения успешности проекта.
В чем преимущества управления ресурсами?
- Избежание непредвиденных осложнений: зная изначальное состояние ваших ресурсов и планируя их использование, вы можете избежать их нехватки и предотвратить возможные трудности.
- Предотвращение выгорания: эффективное управление ресурсами позволяет избежать избыточной нагрузки на сотрудников или «зависимости» ресурсов за счет сбора информации о загруженности участников команды.
- Подстраховка: допустим, проект сорвался из-за нехватки ресурсов. Планирование и управление ресурсами гарантирует, что вы сделали все, что было в ваших силах.
- Прозрачность информации: остальные команды получают информацию об объеме работ, который может выполнить ваша команда, и составляют планы с учетом вашей возможности взяться за выполнение новых проектов.
- Показатели эффективности: благодаря точному представлению о том, что необходимо для управления будущим проектом и его выполнения, вы сможете эффективно планировать и измерять финансовые результаты.
Какие бывают методики управления ресурсами?
Теперь, когда вы понимаете, что такое управление ресурсами, давайте обсудим, как лучше его внедрить.
- Распределение ресурсов
Распределение ресурсов позволяет использовать доступные ресурсы с максимальной отдачей. Прежде всего, учитываются навыки и возможности участников вашей команды, и в результате проект выполняется наиболее эффективным способом с использованием всех имеющихся ресурсов.
Менеджеры проектов часто используют отчеты. Они могут содержать как общие, так и подробные сведения о доступности ресурсов, помогая избежать отставания от графика и превышения сметы. Чем мощнее ваши инструменты отчетности, тем более прозрачную информацию вы получите и тем эффективнее сможете работать над проектами.
- Выравнивание ресурсов
Еще один способ управления ресурсами называется выравниванием ресурсов. Эта методика нацелена на выявление неиспользуемых или неэффективно используемых ресурсов в организации и их эффективное применение. В качестве примера можно назвать копирайтера, имеющего опыт работы в графическом дизайне, который помогает дизайнерам и берет на себя выполнение мелких задач по написанию контента, требующих и дизайнерской работы. Если участник команды сможет применить свои дизайнерские навыки, не придется нанимать фрилансера в случае неожиданного увеличения количества запросов.
- Прогнозирование ресурсов
Наличие плана по управлению ресурсами очень важно для оптимизации кадрового потенциала, материалов и расходования бюджета. Прогнозирование позволит вам предсказывать будущие потребности в ресурсах до того, как вы приступите к выполнению проекта. На этапе планирования проекта оно помогает определить объем проекта, возможные ограничения, непредвиденные расходы и потенциальные риски.
Для создания таких прогнозов менеджер проекта должен быть очень хорошо знаком с жизненным циклом и целями проекта, а также иметь представление о наличии ресурсов в организации. Системы управления проектами предлагают соответствующий уровень прозрачности, а также централизованный удобный доступ ко всей информации.
Источник: wrike.com